Bills — xử lý bill

Mục đích

Trang thao tác từng bill: xác nhận tiền vào record, tách 1 bill thành nhiều đợt, từ chối bill sai, gán lại record, điều chỉnh phí ẩn ngân hàng, và hoàn tác khi làm nhầm. Chỉ AM phụ trách bill thao tác được (KT chỉ xem).

Luồng hoạt động

Hành động	Dùng khi	Kết quả
Xác nhận	Bill đúng, record đã gắn & đã chốt số	Cộng dồn tiền vào record → ĐÃ XÁC NHẬN (nhiều bill vào 1 record thì cộng thêm, không ghi đè)
Tách bill	1 bill là tiền của nhiều ADV / kỳ	Bill cha → ĐÃ TÁCH ĐỢT, mỗi đợt thành 1 bill ĐÃ XÁC NHẬN riêng; tổng các đợt phải khớp bill cha (dung sai $0.10)
Reject	Bill sai / trùng / gửi nhầm	Bill → ĐÃ TỪ CHỐI; nếu từng xác nhận thì tiền tự rút ra. Không mở lại được
Gán lại record	Đang gắn sai ADV / kỳ	Đổi sang record khác; hệ thống hỏi lưu "tên gọi khác" để lần sau tự khớp
Điều chỉnh phí	Bill đã xác nhận, bank trừ phí ẩn	Sửa phí, giữ nguyên Thực nhận; record được tính lại và tự đối soát
Hoàn tác	Xác nhận / tách nhầm, trong 3 ngày	Rút tiền khỏi record, xoá các đợt tách, bill về chờ xử lý

Màn chi tiết 1 bill: cột 'Từ hệ thống' (record khớp), cột 'Từ bill' (Thực nhận/Phí/Ngày), và thanh hành động dưới cùng có 3 nút Xác nhận / Tách bill / Reject

Cộng dồn, không ghi đè

Một record có thể nhận nhiều bill. Mỗi lần xác nhận, hệ thống cộng thêm tiền vào record chứ không ghi đè — nên xác nhận 2 bill lẻ vào cùng 1 record là hợp lệ.

Các tình huống có thể gặp

Tình huống	Hệ thống xử lý	Bạn cần làm gì
Tên trên bill khác tên ADV của record	Hiện hộp thoại "⚠ Tên OCR khác record" so sánh 2 tên, kèm ô tick lưu tên gọi khác	Kiểm tra record đúng chưa; nếu đúng, tick lưu tên gọi khác rồi bấm Vẫn xác nhận
Tách bill nhưng tổng các đợt lệch bill cha	Hiện ⚠ Lệch thiếu/dư (dung sai $0.10)	Rà lại số từng đợt cho khớp tiền thật đã về
Nhập trên 5 đợt khi tách	Nhắc "Số đợt khá lớn — chắc chắn bill này gồm nhiều ADV/kỳ?"	Xác nhận lại đúng số đợt cần tách
Bill chưa gắn record	Nút xác nhận bị mờ, chú thích "Gắn record trước khi xác nhận"	Gán record ở cột Từ hệ thống trước
Muốn tách bill đã xác nhận	Chặn tách trực tiếp	Bấm ↩ Hoàn tác trước, rồi mới tách lại
Bank trừ phí ẩn làm record lệch số ADV chốt	Cho Điều chỉnh phí trên bill đã xác nhận	Sửa phí, giữ nguyên Thực nhận
Xác nhận / tách nhầm	Cho Hoàn tác trong 3 ngày	Bấm Hoàn tác, nhập lý do, làm lại
Bill đã ĐÃ TỪ CHỐI hoặc là đợt con	Thanh hành động hiện "Bill đã đóng — chỉ xem"	Không thao tác được; nếu cần sửa hãy hoàn tác trên bill gốc
Bạn không phải AM phụ trách bill	Hiện "Chỉ AM phụ trách bill mới có quyền action"	Nhờ đúng AM phụ trách xử lý (xem Vai trò & phân quyền)
Record của bill đã được KT đánh dấu "đã trả KPI"	Chặn mọi thao tác sửa số tiền: Từ chối / Đổi ADV / Điều chỉnh phí / Hoàn tác	Nhờ KT gỡ đánh dấu "đã trả KPI", thao tác lại, rồi nhờ KT đánh dấu lại

Hộp thoại 'Tách bill thành nhiều đợt': tổng bill cha ở trên, 2 dòng Đợt với ô Record/Thực nhận/Phí/Ngày nhận, và dòng 'Tổng các đợt' hiển thị Khớp hoặc Lệch

⚠ Lưu ý

Không tách được bill đã xác nhận

Bill đã ở trạng thái ĐÃ XÁC NHẬN không tách trực tiếp được. Phải bấm ↩ Hoàn tác để đưa bill về chưa xác nhận, rồi mới Tách bill. (Hệ thống báo: "Bill đã xác nhận — bấm 'Hoàn tác' trước rồi mới tách lại.")

Cửa sổ Hoàn tác chỉ 3 ngày, và chặn mọi sửa số khi đã trả KPI

Chỉ hoàn tác được trong 3 ngày kể từ lúc xác nhận/tách. Quá hạn thì phải Reject rồi nhờ KT gửi lại bill mới. Ngoài ra, nếu record liên quan đã được KT đánh dấu "đã trả KPI", hệ thống chặn mọi thao tác sửa số tiền trên bill (Từ chối / Đổi ADV / Điều chỉnh phí / Hoàn tác). Muốn sửa: nhờ KT gỡ đánh dấu "đã trả KPI" → thao tác lại → nhờ KT đánh dấu lại.

Nhớ Lưu số ở "Từ bill" trước khi Xác nhận

Nếu bạn sửa Thực nhận/Phí ở cột Từ bill mà chưa bấm Lưu, khi xác nhận hệ thống dùng số đã lưu trước đó, không dùng số đang gõ. Luôn Lưu trước.

Reject không hoàn tác được

Sau khi Reject, bill vào trạng thái đóng và không mở lại được. Nếu reject nhầm, phải nhờ KT gửi lại bill mới. Cân nhắc dùng Hoàn tác thay vì Reject khi chỉ muốn làm lại.

Lỗi thường gặp & cách xử lý

Triệu chứng	Nguyên nhân	Cách khắc phục
Nút xác nhận bị mờ, không bấm được	Bill chưa gắn record	Gán record ở cột Từ hệ thống trước
Báo "Record này chưa chốt số, không thể xác nhận bill"	Record đích chưa được chốt số	Chốt số record đó trước, rồi quay lại xác nhận/tách/gắn bill
Báo "Bill đã xác nhận — bấm 'Hoàn tác' trước rồi mới tách lại"	Đang cố tách bill đã xác nhận	Bấm ↩ Hoàn tác rồi mới Tách bill
Báo "Mỗi đợt phải chọn record khác nhau"	2 đợt tách trỏ cùng 1 record	Chọn record khác nhau cho từng đợt
Báo "Đợt {N} phải có thực nhận lớn hơn 0"	Đợt chưa nhập Thực nhận	Nhập số Thực nhận cho đợt đó
Báo "Phí mới trùng phí hiện tại"	Nhập lại đúng phí cũ	Nhập số phí khác phí hiện tại
Báo "Quá hạn hoàn tác (3 ngày...)"	Quá 3 ngày kể từ lúc xác nhận/tách	Dùng Reject rồi nhờ KT gửi lại bill mới
Báo "Record liên quan đã được thanh toán KPI — không thể sửa số tiền..."	Record gắn với bill đã được KT đánh dấu "đã trả KPI"	Nhờ KT gỡ đánh dấu "đã trả KPI" trước, rồi thao tác lại; xong nhờ KT đánh dấu lại
Báo "Có đợt con đã bị xử lý riêng — không thể hoàn tác nguyên khối"	1 đợt con của lần tách đã bị reject/đổi	Xử lý từng đợt còn lại thủ công
Báo "Bạn không có quyền với record của ADV này"	Gán bill vào record của ADV không thuộc bạn	Chỉ gán record của ADV bạn phụ trách
Thanh hành động ghi "Chỉ AM phụ trách bill mới có quyền action"	Bạn không phải AM phụ trách bill (vd KT)	Nhờ đúng AM xử lý

Ví dụ minh hoạ

Tách 1 bill $1,000.00 cho 2 ADV

• Bill cha: Thực nhận $996.00 + Phí $4.00 = $1,000.00.
• Đợt 1 → ADV A, kỳ T5/2026: Thực nhận $600.00 + Phí $2.00 = $602.00.
• Đợt 2 → ADV B, kỳ T6/2026: Thực nhận $396.00 + Phí $2.00 = $398.00.
• Tổng các đợt = $602.00 + $398.00 = $1,000.00 → hiện ✓ Khớp với bill cha. Bấm Xác nhận tách: bill cha thành ĐÃ TÁCH ĐỢT, ADV A và ADV B mỗi bên nhận một bill ĐÃ XÁC NHẬN.

Điều chỉnh phí ẩn ngân hàng

• ADV chốt $102.00. Bill đã xác nhận: Thực nhận $100.00 + Phí $1.00 = $101.00 → record lệch $1.00 so với số ADV chốt.
• Ngân hàng trừ thêm $1.00 phí không ghi trên bill. Bấm ± Điều chỉnh phí, đổi Phí từ $1.00 thành $2.00, lý do "bank trừ phí $1.00 không ghi trên bill".
• Thực nhận vẫn $100.00; record giờ = $100.00 + $2.00 = $102.00, khớp số ADV chốt và tự đối soát.

Liên quan

Bills — tổng quan · Chốt số · Từ điển thuật ngữ · Vai trò & phân quyền