Giao diện
Bills — xử lý bill
Mục đích
Trang xử lý từng bill thanh toán: xác nhận tiền vào record, tách 1 bill thành nhiều đợt (khi 1 lần chuyển gồm tiền của nhiều ADV / nhiều kỳ), từ chối bill sai, gán lại record, điều chỉnh phí ẩn của ngân hàng, và hoàn tác khi làm nhầm. Chỉ AM phụ trách bill mới thao tác được (KT chỉ xem). Xem thêm Bills — tổng quan để biết bill vào hệ thống thế nào.
Cách dùng
Mở một bill từ danh sách bên trái. Màn hình chi tiết chia 2 cột:
- 🗄 Từ hệ thống — record mà hệ thống đoán khớp (ADV + kỳ). Có thể đổi sang record khác.
- 📩 Từ bill — số đọc từ ảnh: Thực nhận, Phí, Ngày nhận. Sửa được nếu đọc sai, nhớ bấm Lưu.
- Xem kỹ 2 cột, rồi chọn hành động ở thanh dưới: Xác nhận, Tách bill, hoặc Reject.
Xác nhận bill (cộng tiền vào record)
- Bảo đảm cột Từ hệ thống đã gắn đúng record. Nếu chưa gắn record, nút xác nhận bị mờ (chú thích "Gắn record trước khi xác nhận").
- Nếu vừa sửa số ở cột Từ bill, bấm Lưu trước. Nếu chưa lưu mà bấm xác nhận, hệ thống hỏi lại: xác nhận sẽ dùng số đã lưu trước đó, không dùng số đang gõ dở.
- Bấm nút xanh ✓ Xác nhận → {tên ADV} {kỳ}.
- Hệ thống hỏi lại "ghi vào record (cộng dồn nếu record đã có bill khác)". Bấm Xác nhận.
- Bill chuyển sang ĐÃ XÁC NHẬN, tiền được cộng dồn vào record. Thông báo "Đã xác nhận bill — record đã cộng dồn."
Cộng dồn, không ghi đè
Một record có thể nhận nhiều bill. Mỗi lần xác nhận, hệ thống cộng thêm tiền các bill đã xác nhận vào record chứ không ghi đè — nên xác nhận 2 bill lẻ vào cùng 1 record là hợp lệ.
Tách bill thành nhiều đợt
Dùng khi 1 bill là tiền của nhiều ADV hoặc nhiều kỳ.
- Bấm ⊟ Tách bill. Hộp thoại "Tách bill thành nhiều đợt" hiện ra, trên cùng ghi tổng bill cha (Thực nhận + Phí).
- Mỗi Đợt chọn 1 Record (ADV / kỳ), nhập Thực nhận, Phí, Ngày nhận.
- Bấm + Thêm đợt để có thêm dòng; bấm 🗑 để xoá (tối thiểu 2 đợt).
- Theo dõi dòng Tổng các đợt: khi cân bằng sẽ hiện ✓ Khớp với bill cha; nếu lệch hiện ⚠ Lệch thiếu/dư {số tiền} so với bill cha.
- Bấm Xác nhận tách. Bill cha chuyển ĐÃ TÁCH ĐỢT; mỗi đợt con thành một bill ĐÃ XÁC NHẬN riêng, cộng vào record tương ứng.
Từ chối (Reject) bill
- Bấm ✗ Reject. Hộp thoại "Reject bill" hiện ra.
- Nhập Lý do reject (ít nhất 3 ký tự, ví dụ: bill trùng, không phải bill thanh toán).
- Bấm Reject bill. Bill chuyển ĐÃ TỪ CHỐI. Nếu bill từng được xác nhận, tiền tự động bị lấy ra khỏi cộng dồn của record.
Gán lại record (kèm tự học tên gọi khác)
- Ở cột Từ hệ thống, chọn record khác (đúng ADV / kỳ) cho bill.
- Nếu tên trên bill khác tên ADV của record mới, hệ thống hỏi "Lưu tên gọi khác?" — ví dụ bill ghi "ABC Media" nhưng bạn gán cho ADV "ABC Ltd".
- Bấm Có, lưu để hệ thống nhớ: lần sau bill ghi tên đó sẽ tự khớp đúng ADV. Bấm Bỏ qua nếu không muốn.
- Với bill đã xác nhận, việc đổi record cần bước xác nhận thêm: bấm ✓ Xác nhận đổi record; hệ thống tính lại cộng dồn cả record cũ và record mới.
Điều chỉnh phí (bill đã xác nhận — phí ẩn ngân hàng)
Dùng khi ngân hàng trừ thêm phí không ghi trên bill, làm số record lệch số ADV chốt vài đô.
- Mở bill đã ở trạng thái ĐÃ XÁC NHẬN, bấm ± Điều chỉnh phí.
- Hộp thoại hiện Phí hiện tại. Nhập Phí mới vào ô có tiền tố $.
- Nhập Lý do (ít nhất 3 ký tự, ví dụ: bank trừ phí $1.00 không ghi trên bill).
- Bấm Lưu phí mới. Thực nhận giữ nguyên (đúng tiền vào tài khoản), phần lệch cộng vào phí; record được tính lại và tự đối soát.
Hoàn tác xác nhận / tách (cửa sổ 3 ngày)
- Với bill ĐÃ XÁC NHẬN bấm ↩ Hoàn tác; với bill đã tách (ĐÃ TÁCH ĐỢT) bấm ↩ Hoàn tác tách.
- Nhập Lý do hoàn tác (ít nhất 3 ký tự, ví dụ: xác nhận nhầm record, cần tách lại).
- Bấm ↩ Hoàn tác. Tiền bị rút khỏi record, các đợt tách (nếu có) bị xoá, bill quay về CẦN XEM LẠI để làm lại. Thông báo "Đã hoàn tác — bill quay về trạng thái chờ xử lý."
Các tình huống có thể gặp
| Tình huống | Hệ thống xử lý | Bạn cần làm gì |
|---|---|---|
| Tên trên bill khác tên ADV của record | Hiện hộp thoại "⚠ Tên OCR khác record" so sánh 2 tên, kèm ô tick lưu tên gọi khác | Kiểm tra record đúng chưa; nếu đúng, tick lưu tên gọi khác rồi bấm Vẫn xác nhận |
| Tách bill nhưng tổng các đợt lệch bill cha | Hiện ⚠ Lệch thiếu/dư (dung sai $0.10) | Rà lại số từng đợt cho khớp tiền thật đã về |
| Nhập trên 5 đợt khi tách | Nhắc "Số đợt khá lớn — chắc chắn bill này gồm nhiều ADV/kỳ?" | Xác nhận lại đúng số đợt cần tách |
| Bill chưa gắn record | Nút xác nhận bị mờ, chú thích "Gắn record trước khi xác nhận" | Gán record ở cột Từ hệ thống trước |
| Muốn tách bill đã xác nhận | Chặn tách trực tiếp | Bấm ↩ Hoàn tác trước, rồi mới tách lại |
| Bank trừ phí ẩn làm record lệch số ADV chốt | Cho Điều chỉnh phí trên bill đã xác nhận | Sửa phí, giữ nguyên Thực nhận |
| Xác nhận / tách nhầm | Cho Hoàn tác trong 3 ngày | Bấm Hoàn tác, nhập lý do, làm lại |
| Bill đã ĐÃ TỪ CHỐI hoặc là đợt con | Thanh hành động hiện "Bill đã đóng — chỉ xem" | Không thao tác được; nếu cần sửa hãy hoàn tác trên bill gốc |
| Bạn không phải AM phụ trách bill | Hiện "Chỉ AM phụ trách bill mới có quyền action" | Nhờ đúng AM phụ trách xử lý (xem Vai trò & phân quyền) |
⚠ Lưu ý
Không tách được bill đã xác nhận
Bill đã ở trạng thái ĐÃ XÁC NHẬN không tách trực tiếp được. Phải bấm ↩ Hoàn tác để đưa bill về chưa xác nhận, rồi mới Tách bill. (Hệ thống báo: "Bill đã xác nhận — bấm 'Hoàn tác' trước rồi mới tách lại.")
Cửa sổ Hoàn tác chỉ 3 ngày, và chặn khi đã trả KPI
Chỉ hoàn tác được trong 3 ngày kể từ lúc xác nhận/tách. Quá hạn thì phải Reject rồi nhờ KT gửi lại bill mới. Ngoài ra, nếu record liên quan đã được thanh toán KPI, hệ thống chặn hoàn tác — phải liên hệ Manager.
Nhớ Lưu số ở "Từ bill" trước khi Xác nhận
Nếu bạn sửa Thực nhận/Phí ở cột Từ bill mà chưa bấm Lưu, khi xác nhận hệ thống dùng số đã lưu trước đó, không dùng số đang gõ. Luôn Lưu trước.
Reject không hoàn tác được
Sau khi Reject, bill vào trạng thái đóng và không mở lại được. Nếu reject nhầm, phải nhờ KT gửi lại bill mới. Cân nhắc dùng Hoàn tác thay vì Reject khi chỉ muốn làm lại.
Lỗi thường gặp & cách xử lý
| Triệu chứng | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Nút xác nhận bị mờ, không bấm được | Bill chưa gắn record | Gán record ở cột Từ hệ thống trước |
| Báo "Record này chưa chốt số, không thể xác nhận bill" | Record đích chưa được chốt số | Chốt số record đó trước, rồi quay lại xác nhận/tách/gắn bill |
| Báo "Bill đã xác nhận — bấm 'Hoàn tác' trước rồi mới tách lại" | Đang cố tách bill đã xác nhận | Bấm ↩ Hoàn tác rồi mới Tách bill |
| Báo "Mỗi đợt phải chọn record khác nhau" | 2 đợt tách trỏ cùng 1 record | Chọn record khác nhau cho từng đợt |
| Báo "Đợt {N} phải có thực nhận lớn hơn 0" | Đợt chưa nhập Thực nhận | Nhập số Thực nhận cho đợt đó |
| Báo "Phí mới trùng phí hiện tại" | Nhập lại đúng phí cũ | Nhập số phí khác phí hiện tại |
| Báo "Quá hạn hoàn tác (3 ngày...)" | Quá 3 ngày kể từ lúc xác nhận/tách | Dùng Reject rồi nhờ KT gửi lại bill mới |
| Báo "Record liên quan đã được thanh toán KPI — không thể hoàn tác" | KPI của record đã trả | Liên hệ Manager |
| Báo "Có đợt con đã bị xử lý riêng — không thể hoàn tác nguyên khối" | 1 đợt con của lần tách đã bị reject/đổi | Xử lý từng đợt còn lại thủ công |
| Báo "Bạn không có quyền với record của ADV này" | Gán bill vào record của ADV không thuộc bạn | Chỉ gán record của ADV bạn phụ trách |
| Thanh hành động ghi "Chỉ AM phụ trách bill mới có quyền action" | Bạn không phải AM phụ trách bill (vd KT) | Nhờ đúng AM xử lý |
Ví dụ minh hoạ
Tách 1 bill $1,000.00 cho 2 ADV
- Bill cha: Thực nhận $996.00 + Phí $4.00 = $1,000.00.
- Đợt 1 → ADV A, kỳ T5/2026: Thực nhận $600.00 + Phí $2.00 = $602.00.
- Đợt 2 → ADV B, kỳ T6/2026: Thực nhận $396.00 + Phí $2.00 = $398.00.
- Tổng các đợt = $602.00 + $398.00 = $1,000.00 → hiện ✓ Khớp với bill cha. Bấm Xác nhận tách: bill cha thành ĐÃ TÁCH ĐỢT, ADV A và ADV B mỗi bên nhận một bill ĐÃ XÁC NHẬN.
Điều chỉnh phí ẩn ngân hàng
- ADV chốt $102.00. Bill đã xác nhận: Thực nhận $100.00 + Phí $1.00 = $101.00 → record lệch $1.00 so với số ADV chốt.
- Ngân hàng trừ thêm $1.00 phí không ghi trên bill. Bấm ± Điều chỉnh phí, đổi Phí từ $1.00 thành $2.00, lý do "bank trừ phí $1.00 không ghi trên bill".
- Thực nhận vẫn $100.00; record giờ = $100.00 + $2.00 = $102.00, khớp số ADV chốt và tự đối soát.