Giao diện
Tổng kỳ & Sync Google Sheet
Mục đích
Tab Tổng gom tất cả bản ghi quyết toán lại thành một dòng cho mỗi kỳ (mỗi tháng), cho bạn xem nhanh toàn cảnh: số Affise gốc, số ADV chốt, Bonus, Tổn thất, Số chưa chốt, Phí, Thực nhận, Công nợ, Earning, KPI. Nút ⇪ Sync lên Sheet đẩy các con số tổng này lên tab TỔNG của Google Sheet để KT/BLĐ theo dõi ngoài hệ thống. Dành cho KT.
Cách dùng
Mở trang KT, chọn tab Tổng. Hệ thống tự tải dữ liệu và hiện một bảng: mỗi dòng là một kỳ (nhãn dạng
T7/2026), mới nhất ở trên cùng. Góc bảng ghi số kỳ đang có (ví dụ12 kỳ).(Tuỳ chọn) Dùng ô chọn kỳ ở thanh trên để lọc bảng theo một hay nhiều kỳ. Nếu chưa chọn kỳ nào, hệ thống hiển thị dòng chú thích
(chưa chọn kỳ → đang hiển thị tất cả)và cho xem toàn bộ các kỳ.
Muốn làm mới số liệu, bấm ↻ Tải lại. Trong lúc tải nút đổi thành
⏳ ….Xem hàng tổng cuối bảng: dòng
Tổng N kỳ · click để copycộng dồn tất cả các kỳ đang hiển thị. Bấm vào một ô tổng để sao chép nhanh con số đó (ví dụ tổng Earning) vào bộ nhớ tạm.Khi cần đẩy số lên Google Sheet, bấm ⇪ Sync lên Sheet. Một hộp thoại Xác nhận sync hiện ra, hỏi có đẩy tổng tất cả các kỳ lên tab TỔNG hay không. Bấm Sync để đồng ý, hoặc Hủy để dừng.
- Trong lúc đẩy, nút đổi thành
⏳ Đang sync…. Xong, hệ thống báo thành công dạng: Đã sync N kỳ vào tab "TỔNG" (X thêm mới, Y cập nhật). Mở Google Sheet, vào tab TỔNG để kiểm tra.
TIP
Hệ thống tự khớp mỗi kỳ theo cặp Năm + Tháng trên Sheet. Kỳ đã có sẵn trên Sheet sẽ được cập nhật đè đúng dòng đó (không tạo dòng trùng); kỳ chưa có sẽ được thêm mới ở cuối. Nhờ vậy bạn có thể bấm Sync lại nhiều lần an toàn.
TIP
Sync chỉ ghi các cột số liệu và ngày đầu/cuối kỳ (tự điền 01/MM/YYYY và ngày cuối tháng). Các cột bạn tự nhập tay trên Sheet như ADV, AM, NGÀY CHỐT SỐ, NGÀY NHẬN TIỀN, TRẠNG THÁI, GHI CHÚ sẽ không bị đè — cứ yên tâm ghi chú trực tiếp vào cột GHI CHÚ trên Sheet cho mỗi kỳ.
Các tình huống có thể gặp
| Tình huống | Hệ thống xử lý | Bạn cần làm gì |
|---|---|---|
| Chưa chọn kỳ nào | Hiện chú thích (chưa chọn kỳ → đang hiển thị tất cả) và liệt kê mọi kỳ | Không cần làm gì; đây là chế độ xem toàn bộ |
| Chọn một/nhiều kỳ ở ô chọn kỳ | Bảng chỉ hiển thị các kỳ đã chọn | Dùng để tra cứu; lưu ý Sync vẫn đẩy tất cả kỳ (xem mục Lưu ý) |
| Không có bản ghi nào phù hợp | Hiện màn hình trống Không có dữ liệu | Kiểm tra lại lựa chọn kỳ / bộ lọc, hoặc kỳ đó thật sự chưa có dữ liệu |
| Bấm ⇪ Sync lên Sheet | Hỏi xác nhận trước khi đẩy | Bấm Sync để đồng ý hoặc Hủy để dừng |
| Kỳ đã tồn tại trên tab TỔNG | Ghi đè đúng dòng của kỳ đó — tính vào số cập nhật | Không cần làm gì |
| Kỳ chưa có trên tab TỔNG | Thêm một dòng mới ở cuối — tính vào số thêm mới | Không cần làm gì |
| Sync xong | Báo Đã sync N kỳ … (X thêm mới, Y cập nhật) | Mở tab TỔNG trên Google Sheet để đối chiếu |
⚠ Lưu ý
WARNING
Nút ⇪ Sync lên Sheet luôn đẩy tất cả các kỳ đang có trong hệ thống lên Sheet, bất kể bạn đang lọc theo kỳ nào hay đang xem theo AM nào trên màn hình. Ô chọn kỳ và bộ lọc AM chỉ ảnh hưởng phần hiển thị của bảng, không thu hẹp phạm vi Sync. Đừng tưởng "chỉ chọn 1 kỳ thì chỉ sync 1 kỳ".
WARNING
Cột Bonus (đã duyệt) chỉ cộng phần bonus đã được duyệt. Bonus còn chờ duyệt sẽ không xuất hiện trong con số này — nên tổng Bonus trên Sheet có thể nhỏ hơn tổng bonus bạn thấy ở nơi khác cho tới khi Manager duyệt (xem Duyệt bonus).
Đang phát triển
Tính năng KT ghi chú vào cảnh báo lệch (ghi lý do/giải trình cho các chênh lệch khi đối soát) đã có ở phần lõi hệ thống nhưng chưa có ô nhập trên giao diện. Trong lúc chờ, nếu cần ghi chú cho một kỳ, hãy gõ trực tiếp vào cột GHI CHÚ của tab TỔNG trên Google Sheet (Sync sẽ không đè lên).
Lỗi thường gặp & cách xử lý
| Triệu chứng | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Báo lỗi Sync thất bại: SHEETS_TOTALS_FILE_ID chưa cấu hình | Chưa khai báo file Google Sheet đích để đẩy số | Báo kỹ thuật viên bổ sung cấu hình file đích rồi thử lại (xem Cấu hình) |
| Báo lỗi Sync thất bại, kiểm tra log để xem chi tiết | Lỗi kết nối Google / hết quyền ghi / sự cố mạng | Chờ vài phút rồi bấm Sync lại; nếu vẫn lỗi, báo kỹ thuật viên kiểm tra nhật ký |
Màn hình trống Không có dữ liệu | Bộ lọc kỳ/AM đang loại hết bản ghi, hoặc kỳ chưa có dữ liệu | Bỏ bớt lọc, hoặc bấm ↻ Tải lại |
| Số trên Sheet không khớp số đang xem trên bảng | Bảng đang lọc theo kỳ/AM, còn Sync đẩy tất cả các kỳ | Bình thường — bỏ lọc trên màn hình để so cho khớp phạm vi |
| Tổng Bonus trên Sheet thấp hơn dự kiến | Chỉ bonus đã duyệt mới được cộng | Chờ Manager duyệt bonus rồi Sync lại |
| Sau khi bấm Sync thấy dòng kỳ bị nhân đôi trên Sheet | Có người sửa/xoá tay hai cột Năm/Tháng trên Sheet khiến hệ thống không nhận ra kỳ cũ | Giữ nguyên hai cột Năm/Tháng do hệ thống ghi; xoá dòng trùng thủ công rồi Sync lại |
Ví dụ minh hoạ
Giả sử kỳ T6/2026 có 3 bản ghi ADV:
| Bản ghi | Affise gốc | ADV chốt | Tổn thất | Bonus | Trạng thái bonus |
|---|---|---|---|---|---|
| ADV A | $10,000.00 | $9,800.00 | $200.00 | $150.00 | Đã duyệt |
| ADV B | $5,000.00 | $5,000.00 | $0.00 | $100.00 | Chờ duyệt |
| ADV C | $2,000.00 | $1,900.00 | $100.00 | $0.00 | — |
Khi gộp thành 1 dòng cho kỳ T6/2026, hệ thống cộng dồn:
- Affise gốc = $10,000.00 + $5,000.00 + $2,000.00 = $17,000.00
- ADV Chốt = $9,800.00 + $5,000.00 + $1,900.00 = $16,700.00
- Tổn thất = $200.00 + $0.00 + $100.00 = $300.00
- Bonus (đã duyệt) = $150.00 (chỉ ADV A đã duyệt; $100.00 của ADV B đang chờ duyệt nên không tính)
Bấm ⇪ Sync lên Sheet lần đầu (kỳ T6/2026 chưa có trên tab TỔNG): hệ thống báo Đã sync 1 kỳ vào tab "TỔNG" (1 thêm mới, 0 cập nhật) và ghi một dòng mới với Năm = 2026, Tháng = 6, ngày kỳ 01/06/2026 → 30/06/2026, cùng các cột tổng ở trên. Nếu sau đó ADV B được duyệt bonus rồi bạn Sync lại, dòng T6/2026 được cập nhật đè (báo 0 thêm mới, 1 cập nhật), Bonus lúc này thành $250.00.
Xem thêm: Tổng quan vai trò KT · Sổ chốt số & KPI · Bills & Invoice (KT) · Từ điển thuật ngữ