Giao diện
Chốt số (Settlement)
Mục đích
Trang Chốt số là bảng làm việc chính của AM_ADV theo từng tháng: nhập số ADV chốt, ghi nhận tiền nhận qua bill (bill Telegram hoặc Nhập bill tay), rồi hệ thống tự tính công nợ, tổn thất và tự đẩy trạng thái từng đối tác. AM_ADV chỉ thấy ADV mình phụ trách; KT/ADMIN xem để giám sát dòng tiền.
Cách dùng
A. Chọn tháng & đọc 4 ô thống kê
Dùng ô chọn tháng ở góc trái thanh công cụ để chọn kỳ cần làm. Trang nhớ tháng bạn đang xem: bấm F5 vẫn giữ nguyên tháng; đóng hẳn tab rồi mở lại mới quay về tháng hiện tại.
Đọc dải 4 ô thống kê phía trên bảng (tính trên toàn bộ ADV của tháng, không phụ thuộc bộ lọc):
Ô Ý nghĩa Dòng phụ Doanh thu Affise Tổng số Affise của tháng số lượng advertiser Đã chốt với ADV Tổng số ADV chốt đã nhập tỉ lệ đã chốt (% ADV không còn ở trạng thái Chưa chốt) Thực nhận (bill) Tổng tiền thực nhận theo bill số ADV đã thanh toán đủ / tổng ADV Công nợ Tổng công nợ còn lại số ADV chưa thu đủ (ô chuyển đỏ khi còn nợ) Hai nút làm mới khác nhau, đừng nhầm:
- ↻ Tải lại — nạp lại số từ hệ thống, giữ nguyên tháng. Dùng khi muốn xem dữ liệu mới nhất.
- ⟳ Refresh từ Affise — kéo số Affise mới về (mất khoảng 30–60 giây, chạy nền). Chỉ AM_ADV và ADMIN dùng được. Có thanh "⏳ Đang lấy dữ liệu từ Affise…" chạy và dòng Cập nhật lần cuối báo thời điểm.
B. Nhập số chốt & ghi nhận tiền
Trên bảng bạn chỉ gõ tay 4 thứ: bấm vào ô để hiện ô nhập, gõ xong bấm ra ngoài là xong.
- Adv Chốt — gõ số ADV chốt (có tiền tố
$). Đây là ô quan trọng nhất. - Ngày chốt — khi bạn nhập Adv Chốt lớn hơn 0 lần đầu mà ô ngày còn trống, hệ thống tự điền ngày hôm nay. Vẫn sửa tay được sau đó.
- Ghi chú — ghi chú tự do cho dòng đó.
- Trạng thái — thường không cần đụng vì hệ thống tự đổi (xem mục C). Danh sách chọn tay chỉ có 4 trạng thái, không có "Trừ hết" — muốn Trừ hết thì nhập Adv Chốt = 0.
Chấm màu báo chưa lưu
Dòng vừa sửa có chấm cạnh tên ADV báo "Chưa lưu", và nền dòng đổi màu. Sửa bao nhiêu dòng cũng được rồi lưu một lượt (xem mục D).
3 ô tiền bank KHÔNG gõ tay trên bảng
Các ô Phí (bill), Thực nhận (bill) và Ngày nhận luôn khoá (mờ, con trỏ cấm) — số tiền chỉ đến từ bill, không bao giờ gõ tay tại đây, để app không lệch sổ dòng tiền của Kế toán. Khi có tiền về, ghi nhận bằng một trong hai cách:
- Bill có ảnh (Kế toán chụp gửi bot Telegram) → bạn xác nhận ở trang Bills.
- Khoản không ảnh (tiền mặt / chuyển khoản không chụp bill) → dùng ✍ Nhập bill tay ngay tại đây (mục B2).
B2. Nhập bill tay (khoản không có ảnh)
Dùng khi ADV trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản mà không có ảnh bill qua bot. Thao tác này tạo một bill đã xác nhận và cộng thẳng vào record.
- Ở dòng ADV cần ghi nhận (phải đã có Adv Chốt lớn hơn 0), bấm nút ⋯ cuối dòng → ✍ Nhập bill tay. Nút mờ nếu chưa nhập Adv Chốt (tooltip "Cần nhập ADV Chốt trước").
- Hộp thoại "Nhập bill tay" hiện ra kèm dòng nhắc "Dùng cho khoản KHÔNG có ảnh bill qua bot (tiền mặt / chuyển khoản không chụp).". Điền:
- Thực nhận (bắt buộc) — số tiền thực vào tài khoản.
- Phí — phí giao dịch nếu có (để 0 nếu không).
- Ngày nhận — mặc định hôm nay, sửa được.
- Ghi chú — ví dụ "chuyển khoản không có ảnh bill" (tối đa 500 ký tự).
- Bấm Lưu bill. Báo "Đã nhập bill tay — số đã cộng vào record." và bảng tự tải lại: cột Thực nhận (bill), Công nợ và Trạng thái của dòng cập nhật ngay.
Có thể nhập bill tay nhiều lần cho một dòng (cộng dồn) — hợp với khoản trả nhiều đợt. Nhập nhầm thì sửa qua trang Bills (Hoàn tác hoặc Từ chối chính bill đó).
C. Trạng thái tự cập nhật theo số bạn nhập
Bạn hầu như không phải chọn trạng thái tay — hệ thống tự chuyển theo số đã nhập:
| Bạn nhập | Trạng thái tự chuyển thành |
|---|---|
| Adv Chốt lớn hơn 0 (đang CHƯA CHỐT) | ĐÃ CHỐT SỐ |
| Adv Chốt = 0 (đang Chưa chốt hoặc Đã chốt) | TRỪ HẾT |
| Nhập lại Adv Chốt lớn hơn 0 khi đang Trừ hết | quay về ĐÃ CHỐT SỐ |
| Thực nhận (bill) lớn hơn 0 và vẫn còn công nợ | THANH TOÁN 1 PHẦN |
| Thực nhận (bill) đủ, công nợ về 0 | ĐÃ THANH TOÁN |
ADV chu kỳ ngắn (adv7) KHÔNG tự lên "Đã thanh toán"
Với đối tác thanh toán theo chu kỳ ngắn (adv7), hệ thống không tự đổi sang THANH TOÁN 1 PHẦN hay ĐÃ THANH TOÁN dù đã nhập thực nhận — bạn tự chọn trạng thái khi đóng tháng. Chỉ ADV chốt theo tháng mới được tự đẩy trạng thái theo công nợ.
D. Lưu thay đổi
- Ngay khi có ô chưa lưu, thanh Lưu nổi hiện ở góc phải dưới màn hình, báo "{n} chưa lưu". Đây là nơi lưu duy nhất của trang.
- Bấm 💾 Lưu {n} (nút vàng nhấp nháy) để lưu tất cả. Xong báo "Đã lưu {n} bản ghi".
- Bấm Hủy để bỏ mọi thay đổi chưa lưu — có hộp xác nhận "Hủy {n} thay đổi chưa lưu?".
- Nếu một vài dòng lưu lỗi: thanh Lưu hiện thêm "⚠ {n} lỗi", các dòng đó giữ nguyên chưa lưu và có dấu ⚠ đỏ cạnh tên ADV (rê chuột xem lý do). Các dòng đúng vẫn lưu bình thường; bạn sửa dòng lỗi rồi bấm Lưu lại.
Nhắc lưu
Nếu để hơn 1 phút chưa lưu, hệ thống nhắc "Bạn có thay đổi chưa lưu, đừng quên bấm Lưu". Rời trang hoặc đóng tab khi còn thay đổi cũng bị hỏi xác nhận.
E. Cột hiển thị, lọc, sắp xếp, phân trang, Export
- Chọn cột hiển thị: bấm nút chọn cột ở góc phải tiêu đề bảng để bật/tắt từng cột (một số cột như Affise gốc, Ngày, Earning, KPI mặc định ẩn cho gọn), hoặc Reset về mặc định. Nút ⊟ bật chế độ xem gọn (compact).
- Tìm & lọc: gõ tên ADV vào ô Tìm ADV…; lọc theo Trạng thái (5 trạng thái, kèm số lượng mỗi loại). Bấm Reset để xoá lọc.
- Sắp xếp: bấm tiêu đề các cột ADV, Affise, Adv Chốt, Ngày chốt, Chênh lệch, Trạng thái. Bấm lần 1 tăng dần (↑), lần 2 giảm dần (↓), lần 3 bỏ sắp xếp (↕).
- Phân trang: chọn 20 / 50 / 100 / trang ở dưới bảng.
- ⬇ Export Excel: xuất toàn bộ số của tháng đang xem ra file
.xlsxđể lưu/gửi.
F. Cột dẫn xuất (chỉ đọc) & dòng Tổng
Các cột sau hệ thống tự tính, không sửa được — chỉ để đọc:
| Cột | Cách tính (ngôn ngữ nghiệp vụ) |
|---|---|
| Affise | Số Affise mới nhất (cập nhật theo mỗi lần refresh) |
| Affise gốc | Số Affise gốc chốt cứng lúc chốt kỳ, không đổi |
| Chênh lệch | Adv Chốt trừ số Affise. Dương = xanh, âm = đỏ, lệch không quá $0.10 hiển thị "khớp" |
| Tổn thất | Tổn thất: phần Adv Chốt thấp hơn Affise gốc (chỉ tính khi âm) |
| Số chưa chốt | Số chưa chốt: Chưa chốt thì bằng Affise gốc, Đã chốt thì bằng phần tổn thất, còn lại bằng 0 |
| Công nợ | Công nợ: Adv Chốt trừ Phí trừ Thực nhận (không âm; còn nợ dưới $0.10 coi như hết) |
| Bonus / Earning / KPI | Do quy trình riêng — xem tình huống đặc biệt |
Dòng Tổng ở cuối bảng cộng toàn bộ ADV của tháng (Bonus chỉ cộng phần đã duyệt). Bấm vào một ô Tổng để copy con số đó ra clipboard, tiện dán qua sheet.
Thao tác trên từng dòng
Bấm nút ⋯ cuối mỗi dòng để: ⏱ Xem lịch sử thay đổi, 🧾 Xuất invoice (chỉ khi đã chốt số trở lên), 🔄 Khớp số (chỉ AM_ADV, khi đã có Adv Chốt), hoặc ✍ Nhập bill tay (ghi khoản không ảnh — xem mục B2).
Các tình huống có thể gặp
| Tình huống | Hệ thống xử lý | Bạn cần làm gì |
|---|---|---|
| Muốn ghi tiền nhận nhưng chưa nhập Adv Chốt | Nút ✍ Nhập bill tay bị mờ ("Cần nhập ADV Chốt trước") | Nhập Adv Chốt (lớn hơn 0) trước rồi mới Nhập bill tay |
| Nhập Adv Chốt = 0 | Trạng thái tự thành TRỪ HẾT | Không cần làm gì thêm; nhập lại số lớn hơn 0 nếu gõ nhầm |
| Phí + Thực nhận lệch với Adv Chốt quá $0.10 | Ô bị viền đỏ + ⚠, sinh cảnh báo cho KT; thanh công cụ hiện "⚠ {n} lệch với KT" | Rê chuột xem chênh "Thừa/Thiếu $…"; kiểm tra lại bill. Chi tiết ở tình huống đặc biệt |
| Thực nhận đủ, hết công nợ | Trạng thái tự thành ĐÃ THANH TOÁN, cảnh báo lệch (nếu có) tự gỡ | Kiểm tra và lưu |
| Dòng có ADV chu kỳ ngắn (adv7) | Không tự lên Đã thanh toán dù đã nhập thực nhận | Tự chọn trạng thái khi đóng tháng |
| Ô Phí/Thực nhận/Ngày nhận luôn mờ, không gõ được | Đúng thiết kế — 3 ô này luôn khoá, số chỉ đến từ bill | Ghi tiền bằng ✍ Nhập bill tay (mục B2) hoặc xác nhận bill ở trang Bills |
| Sửa một ADV đã ĐÃ THANH TOÁN | Khi Lưu, bật hộp "Lý do chỉnh sửa" bắt nhập lý do | Nhập lý do rồi Xác nhận; bấm Huỷ thì dòng đó bị bỏ qua, không lưu |
| Đổi tháng khi còn thay đổi chưa lưu | Hộp cảnh báo "Chuyển tháng sẽ mất dữ liệu" | Lưu trước, hoặc chọn Ở lại |
⚠ Lưu ý
Đổi tháng khi chưa lưu = mất thay đổi
Chuyển sang tháng khác trong khi còn ô chưa lưu sẽ mất toàn bộ thay đổi đó. Hệ thống có hỏi "Có {n} thay đổi chưa lưu. Chuyển tháng sẽ mất dữ liệu. Vẫn tiếp tục?" — hãy Lưu trước rồi mới đổi tháng.
"Trừ hết" chỉ vào bằng cách nhập Adv Chốt = 0
Danh sách chọn trạng thái tay không có "Trừ hết". Cách duy nhất để đưa một ADV về TRỪ HẾT là nhập Adv Chốt = 0 (khi đang Chưa chốt hoặc Đã chốt). Điều này tránh trạng thái mâu thuẫn "Trừ hết mà vẫn có số chốt".
3 ô tiền bank luôn khoá — số chỉ đến từ bill
Các ô Phí (bill), Thực nhận (bill), Ngày nhận luôn khoá ở trang này (kể cả khi dòng chưa có bill nào), để app không lệch sổ dòng tiền của Kế toán. Ghi tiền bằng ✍ Nhập bill tay (khoản không ảnh — mục B2) hoặc xác nhận bill Telegram; muốn sửa phí sau khi xác nhận thì dùng "Điều chỉnh phí" ở trang Bills.
Sửa ADV đã thanh toán phải ghi lý do
Nếu bạn (AM_ADV) sửa một ADV đã ĐÃ THANH TOÁN, chỉ được đổi Phí, Thực nhận, Ghi chú, Adv Chốt; và khi Lưu phải nhập lý do. Lý do được ghi vào nhật ký và thông báo cho Manager/ADMIN.
Lỗi thường gặp & cách xử lý
| Triệu chứng | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| "Số Adv chốt không được âm." / "Phí (bill) không được âm." / "Thực nhận (bill) không được âm." | Nhập số âm | Nhập số lớn hơn hoặc bằng 0 |
| "Số Adv chốt tối đa 4 chữ số thập phân." | Adv Chốt quá 4 số lẻ | Rút gọn phần thập phân |
| "Phí (bill) tối đa 2 chữ số thập phân." / "Thực nhận (bill) tối đa 2 chữ số thập phân." | Phí/Thực nhận quá 2 số lẻ | Nhập tối đa 2 số lẻ |
| "Cần điền Phí (bill) và Thực nhận (bill) trước khi chuyển sang trạng thái này." | Chuyển sang Đã thanh toán khi còn thiếu Phí hoặc Thực nhận | Điền đủ cả hai ô rồi lưu |
| "Ngày cuối kỳ phải sau hoặc bằng ngày đầu kỳ." | Ngày cuối kỳ trước ngày đầu kỳ | Sửa lại một trong hai ngày |
| "Số này lấy từ bill — dùng 'Nhập bill tay' hoặc điều chỉnh phí trên trang Bills, không sửa tay ở đây." | Cố gõ tay vào ô Phí/Thực nhận/Ngày nhận (luôn khoá) | Ghi tiền bằng ✍ Nhập bill tay (mục B2) hoặc trang Bills |
| "Cần nhập ADV Chốt (> 0) trước khi nhập bill tay." / "Record này chưa chốt số (ADV chốt = 0), không thể nhập bill tay." | Nhập bill tay khi dòng chưa có Adv Chốt | Nhập Adv Chốt (lớn hơn 0) trước |
| "Nhập bill tay thất bại." | Lưu bill tay lỗi (mạng / dữ liệu) | Kiểm tra lại số Thực nhận rồi Lưu bill lại |
| "Vui lòng nhập lý do chỉnh sửa record đã thanh toán." | Lưu ADV đã thanh toán mà chưa nhập lý do | Nhập lý do vào hộp rồi Xác nhận |
| "Bạn không có quyền sửa record này." | ADV không thuộc bạn phụ trách | Chỉ thao tác trên ADV của mình |
| "Chỉ Account Manager và Admin mới có thể sync." | Vai trò không được phép Refresh từ Affise | Nhờ AM_ADV/ADMIN chạy sync |
| "{n} bản ghi lưu thất bại — xem dấu ⚠ đỏ trên bảng" | Một số dòng lưu lỗi | Rê chuột vào dấu ⚠ đỏ đọc lý do, sửa dòng đó rồi Lưu lại |
| Nút Khớp số trong menu ⋯ bị mờ | Chưa nhập Adv Chốt cho dòng đó | Nhập Adv Chốt trước khi khớp số |
Ví dụ minh hoạ
ADV TrafficCraft, tháng 6/2026 — số Affise (và Affise gốc) đều là $10,000.00:
- AM bấm ô Adv Chốt, gõ $9,500.00, rồi bấm 💾 Lưu ở thanh Lưu nổi ("Đã lưu 1 bản ghi").
- Trạng thái tự chuyển CHƯA CHỐT → ĐÃ CHỐT SỐ; Ngày chốt tự điền hôm nay.
- Chênh lệch = 9,500 − 10,000 = −$500.00 (đỏ). Tổn thất = −$500.00. Số chưa chốt = −$500.00.
- Bill đợt 1 (chuyển khoản không ảnh): AM bấm ⋯ → ✍ Nhập bill tay, điền Thực nhận = $9,000.00, Phí = $50.00, bấm Lưu bill.
- Công nợ = 9,500 − 50 − 9,000 = $450.00 → trạng thái tự thành THANH TOÁN 1 PHẦN.
- Tổng bill ($9,050.00) lệch Adv Chốt ($9,500.00) quá $0.10 → ô viền đỏ ⚠, tooltip "ADV chốt $9,500.00 · Bill $9,050.00 · Thiếu $450.00"; thanh công cụ hiện "⚠ 1 lệch với KT".
- ADV trả nốt $450: AM ✍ Nhập bill tay đợt 2 với Thực nhận = $450.00 → Lưu bill.
- Tổng thực nhận cộng dồn = $9,450.00; Công nợ = 9,500 − 50 − 9,450 = $0.00 → trạng thái tự thành ĐÃ THANH TOÁN; cảnh báo lệch tự gỡ.
- Bấm nút ⋯ → 🧾 Xuất invoice để lập hoá đơn từ số ADV chốt này.
Liên quan
- Chốt số — tình huống đặc biệt — đối soát lệch với KT, khoá số, bonus, KPI.
- Khớp số Affise — đối chiếu và cập nhật số Affise cho một dòng.
- Bills — xử lý bill — nguồn của Phí/Thực nhận khi có bill xác nhận.
- Invoice — tạo & quản lý — xuất hoá đơn từ số ADV chốt.
- Từ điển thuật ngữ — giải nghĩa các con số.