Giao diện
Chốt số — tình huống đặc biệt
Mục đích
Trang Chốt số có nhiều tình huống đặc biệt ngoài việc nhập số thường ngày: 3 ô tiền bank luôn khóa (số chỉ đến từ bill), sửa dòng đã thanh toán phải nhập lý do, cảnh báo lệch số khi bill không khớp số chốt, đề xuất Bonus, cột KPI, và xem lịch sử thay đổi. Trang này hướng dẫn AM_ADV xử lý từng tình huống đó.
TIP
Mọi số tiền hiển thị dạng $1,000.00. Ngưỡng lệch được chấp nhận trong toàn hệ thống là $0.10 (lệch dưới mức này coi như khớp).
Cách dùng
Bảng chốt số là bảng chính; các tình huống dưới đây xuất hiện tùy trạng thái từng dòng.
A. Ba ô tiền bank luôn khóa (số chỉ đến từ bill)
- Ba ô "Phí (bill)", "Thực nhận (bill)" và "Ngày nhận" luôn bị khóa trên bảng — con trỏ hiện dấu cấm, ô mờ đi, bấm vào không mở được (kể cả khi dòng chưa có bill nào). Số tiền chỉ đến từ bill để app không lệch sổ dòng tiền của Kế toán.
- Rê chuột vào ô khóa sẽ thấy dòng nhắc: "Số này lấy từ bill — dùng 'Nhập bill tay' (menu ⋯) hoặc trang Bills, không sửa tay ở đây."
- Ghi nhận tiền vào dòng: khoản không ảnh → dùng ✍ Nhập bill tay (menu ⋯ — xem Chốt số › mục "Nhập bill tay"); bill có ảnh → xác nhận ở trang Bills.
- Đổi phí sau khi đã xác nhận bill: mở đúng bill của ADV đó ở trang Bills, dùng chức năng Điều chỉnh phí. Số sẽ tự cập nhật ngược về dòng chốt số.
B. Sửa một dòng ĐÃ THANH TOÁN
- Với dòng đang ở trạng thái ĐÃ THANH TOÁN, bạn chỉ được sửa "Phí (bill)", "Thực nhận (bill)", "Ghi chú" và "Adv Chốt" — các ô còn lại không mở.
- Sửa xong, bấm "Lưu" trên thanh lưu nổi ở đầu trang.
- Hệ thống bật hộp thoại "Lý do chỉnh sửa — {tên ADV} T{tháng}/{năm}" kèm dòng nhắc "Record đã thanh toán. Vui lòng nhập lý do để ghi vào nhật ký và thông báo Manager." Nhập lý do (bắt buộc) rồi bấm "Xác nhận".
- Nếu bấm "Huỷ" (không nhập lý do), riêng dòng đó bị bỏ qua, không lưu; hệ thống báo "… bản ghi bị bỏ qua (không nhập lý do chỉnh sửa)".
C. Đề xuất / hủy Bonus
- Ở cột "Bonus", bấm chip "＋ Đề xuất" trên dòng muốn thêm bonus.
- Hộp thoại "Bonus — {tên ADV} T{tháng}/{năm}" mở ra, hiển thị ADV chốt, Affise gốc và "Số gợi ý (chênh lệch tích cực)". Bấm "dùng số này" để lấy số gợi ý vào ô.
- Nhập "Số tiền bonus" và "Ghi chú" (tối thiểu 10 ký tự, tối đa 1000).
- Bấm "📤 Gửi duyệt" (lần đầu) hoặc "🔄 Gửi lại". Bonus chuyển sang "Đang chờ Manager duyệt" và chờ Quản lý duyệt.
- Khi đang chờ duyệt, có thể bấm "🗑 Hủy đề xuất" để rút lại (chỉ hủy được lúc đang chờ duyệt).
TIP
Chip Bonus trên bảng đổi màu theo trạng thái: ⏳ chờ duyệt (vàng), ✓ đã duyệt (xanh), ✗ bị từ chối (gạch ngang, đỏ). Rê chuột vào chip để xem ghi chú của bạn và lý do từ chối (nếu có). Tổng Bonus ở dòng cuối bảng chỉ cộng bonus đã được duyệt.
D. Xử lý cảnh báo lệch (đối soát)
- Khi tổng bill (Phí + Thực nhận) lệch với ADV chốt quá $0.10, dòng được tô nền cảnh báo và ô Phí / Thực nhận có viền đỏ kèm biểu tượng ⚠.
- Rê chuột vào ô để xem chi tiết: "ADV chốt $X · Bill $Y · Thừa/Thiếu $Z".
- Trên thanh công cụ đầu trang có số đếm cảnh báo; bấm vào để cuộn nhanh tới dòng bị lệch.
- Chỉnh cho khớp ADV chốt bằng cách ✍ Nhập bill tay thêm phần còn thiếu, hoặc Điều chỉnh phí trên bill (lệch trong $0.10 vẫn coi là khớp) → cảnh báo tự tắt. Xem chi tiết cách đối soát.
E. Xem lịch sử thay đổi
- Bấm nút ⋯ ở cuối dòng → chọn "⏱ Xem lịch sử".
- Hộp thoại "Lịch sử thay đổi" liệt kê từng lần đổi theo thời gian: nhãn loại thay đổi (Sửa tay, Affise Sync, Đề xuất bonus, Duyệt bonus, Hệ thống…), người đổi, thời điểm, và từng trường giá trị cũ → giá trị mới.
- Nếu dòng chưa từng đổi, hộp thoại hiện "Chưa có lịch sử thay đổi nào."
F. Cột KPI và dấu đã thanh toán
- Bật cột "KPI" qua nút chọn cột (biểu tượng ở góc phải tiêu đề bảng). KPI chỉ có số khi dòng ở trạng thái ĐÃ THANH TOÁN.
- Dấu ✓ xanh cạnh số KPI nghĩa là KT đã đánh dấu đã thanh toán KPI cho dòng đó; rê chuột để xem ngày. Việc đánh dấu này do KT làm ở màn Sổ chốt số & KPI.
Các tình huống có thể gặp
| Tình huống | Hệ thống xử lý | Bạn cần làm gì |
|---|---|---|
| 3 ô Phí / Thực nhận / Ngày nhận luôn khóa | Số chỉ đến từ bill (thiết kế cố định) | Ghi tiền bằng ✍ Nhập bill tay hoặc bill ở trang Bills; đổi phí bill đã xác nhận → "Điều chỉnh phí" |
| Sửa dòng ĐÃ THANH TOÁN | Bắt nhập lý do, ghi nhật ký, báo Quản lý | Nhập lý do rồi bấm "Xác nhận" |
| Nhập ADV chốt = 0 (khi chưa nhận tiền) | Dòng tự chuyển sang TRỪ HẾT | Không cần làm gì; nhập lại lớn hơn 0 sẽ quay về ĐÃ CHỐT SỐ |
| Bill lệch ADV chốt hơn $0.10 | Tạo cảnh báo, tô đỏ ô, báo AM + KT | Nhập bill tay bù phần thiếu / điều chỉnh phí cho khớp |
| Bill lệch trong $0.10 | Coi như khớp, không cảnh báo | Không cần làm gì |
| Bonus đang chờ duyệt | Chờ Quản lý duyệt | Có thể "Hủy đề xuất" nếu muốn rút |
| Bonus bị từ chối | Hiện lý do từ chối trong hộp thoại | Sửa lại số/ghi chú rồi "Gửi lại" |
| Muốn thêm bonus cho dòng đã thanh toán | Khóa, không cho sửa bonus | Không thao tác được ở dòng đã thanh toán |
| Cột KPI chưa hiện số | Dòng chưa ĐÃ THANH TOÁN | Đợi tới khi dòng đã thanh toán đủ |
| Lưu xong thấy dấu ⚠ đỏ trên dòng | Dòng đó lưu thất bại (dòng khác vẫn lưu) | Rê chuột xem lý do, sửa lại rồi Lưu tiếp |
⚠ Lưu ý
Khóa số bank — luôn khóa, không chỉ khi có bill
Ba ô Phí / Thực nhận / Ngày nhận luôn khóa (kể cả dòng chưa có bill nào). Đừng cố gõ tay — hệ thống chặn. Ghi tiền bằng ✍ Nhập bill tay (khoản không ảnh) hoặc xác nhận bill; đổi phí bill đã xác nhận thì dùng "Điều chỉnh phí" trên bill. Nhờ vậy số của app luôn trùng với sổ dòng tiền của KT.
"Trừ hết" không nằm trong danh sách chọn trạng thái
Danh sách chọn trạng thái không có TRỪ HẾT. Cách duy nhất để đưa dòng về "Trừ hết" là nhập ADV chốt = 0 (chỉ khi chưa nhận tiền). Nhập lại số lớn hơn 0 sẽ thoát khỏi "Trừ hết". Xóa trống ô (để rỗng) thì không tính là 0.
Sửa dòng đã thanh toán luôn báo Quản lý
Mỗi lần sửa một dòng ĐÃ THANH TOÁN, lý do bạn nhập sẽ được ghi vào nhật ký và gửi thông báo cho Quản lý. Chỉ sửa khi thực sự cần và ghi lý do rõ ràng.
Phục hồi phiên bản chỉ dành cho Quản lý
Trong hộp thoại "Lịch sử thay đổi", nút "⏪ Phục hồi" (đưa dòng về trạng thái của một lần đổi trước đó) chỉ hiện với Quản lý, không hiện với AM. Tuy nhiên đường vào giao diện này cho Quản lý hiện chưa rõ ràng — nếu cần phục hồi một dòng, hãy báo Quản lý xử lý.
Lỗi thường gặp & cách xử lý
| Triệu chứng | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Báo "Số này lấy từ bill — dùng 'Nhập bill tay' hoặc điều chỉnh phí trên trang Bills…" | Cố gõ tay vào ô Phí/Thực nhận/Ngày nhận (luôn khóa) | Ghi tiền bằng ✍ Nhập bill tay hoặc trang Bills |
| Báo "Vui lòng nhập lý do chỉnh sửa record đã thanh toán." | Lưu dòng đã thanh toán nhưng chưa nhập lý do | Nhập lý do trong hộp thoại rồi bấm "Xác nhận" |
| Báo "Cần điền Phí (bill) và Thực nhận (bill) trước khi chuyển sang trạng thái này." | Chuyển sang ĐÃ THANH TOÁN nhưng còn thiếu Phí hoặc Thực nhận | Điền đủ cả hai ô rồi lưu lại |
| Nút ✍ Nhập bill tay mờ, tooltip "Cần nhập ADV Chốt trước" | Dòng chưa có ADV chốt lớn hơn 0 | Nhập "Adv Chốt" (lớn hơn 0) trước rồi mới Nhập bill tay |
| Báo "Ghi chú phải có tối thiểu 10 ký tự." (khi gửi bonus) | Ghi chú bonus quá ngắn | Viết ghi chú giải thích lý do bonus dài hơn 10 ký tự |
| Báo "Số tiền bonus không được âm." / "Số tiền bonus tối đa 2 chữ số thập phân." | Nhập bonus âm hoặc nhiều hơn 2 số lẻ | Nhập số 0 trở lên, tối đa 2 chữ số thập phân |
| Báo "Record đã thanh toán, không thể sửa bonus." | Đang cố sửa/đề xuất bonus cho dòng đã thanh toán | Không thao tác bonus ở dòng đã thanh toán |
| Báo "Chỉ có thể hủy bonus khi đang chờ duyệt." | Bấm hủy bonus khi đã duyệt hoặc đã bị từ chối | Chỉ hủy được lúc bonus đang chờ duyệt |
| Báo "… bản ghi lưu thất bại — xem dấu ⚠ đỏ trên bảng" | Một hoặc vài dòng lỗi khi lưu (các dòng khác vẫn lưu bình thường) | Rê chuột vào dấu ⚠ đỏ để xem lý do, sửa dòng đó rồi Lưu lại |
Ví dụ minh hoạ
Dòng ADV "Acme":
- ADV chốt = $1,000.00, Affise Update = $1,000.00 → cột "Chênh lệch" hiện chip "khớp" (lệch $0.00, trong $0.10).
- Ghi nhận bill (✍ Nhập bill tay hoặc bill Telegram): Phí = $30.00, Thực nhận = $965.00 → tổng bill = $995.00.
- Đối soát: $995.00 − $1,000.00 = −$5.00 (thiếu $5.00), lớn hơn $0.10 → hệ thống bật cảnh báo lệch, tô đỏ ô, báo cho bạn và KT. Tooltip hiện "ADV chốt $1,000.00 · Bill $995.00 · Thiếu $5.00".
- Công nợ = $1,000.00 − $30.00 − $965.00 = $5.00 (lớn hơn $0.10) → dòng ở trạng thái THANH TOÁN 1 PHẦN.
- ADV bù thêm $5.00: bạn ✍ Nhập bill tay đợt 2 với Thực nhận = $5.00 → tổng thực nhận = $970.00, tổng bill = $1,000.00 khớp ADV chốt → cảnh báo tắt; Công nợ = $0.00 → dòng chuyển sang ĐÃ THANH TOÁN.
- Nếu Earning tháng đó là $200.00 và tỷ lệ KPI là 10%, cột KPI = $200.00 × 10% = $20.00 — chỉ tính vì dòng đã ở trạng thái ĐÃ THANH TOÁN.
Tra thêm các thuật ngữ trong Từ điển thuật ngữ.