Giao diện
Chốt số — tình huống đặc biệt
Mục đích
Ngoài việc nhập số hằng ngày, trang Chốt số còn nhiều tình huống đặc biệt: khoá số bank, sửa dòng đã thanh toán, đối soát lệch với Kế toán, Bonus và KPI. Trang này hướng dẫn AM_ADV xử lý từng tình huống đó.
Luồng hoạt động
Tham chiếu nhanh
- Khoá số bank — 3 ô Phí / Thực nhận / Ngày nhận luôn khoá (kể cả dòng chưa có bill). Ghi tiền bằng ✍ Nhập bill tay (menu ⋯) hoặc xác nhận ở trang Bills; đổi phí bill đã xác nhận → Điều chỉnh phí trên bill.
- Sửa dòng đã thanh toán — chỉ mở Phí, Thực nhận, Ghi chú, Adv Chốt; khi Lưu phải nhập lý do (ghi nhật ký + báo Quản lý).
- Đối soát lệch — tổng bill lệch Adv Chốt quá ngưỡng cho phép: dòng tô đỏ, có ⚠; bù bill tay hoặc điều chỉnh phí cho khớp → cảnh báo tự tắt.
- Bonus — cột Bonus → ＋ Đề xuất → nhập số + ghi chú → Gửi duyệt; đang chờ có thể Hủy đề xuất; chip đổi màu theo trạng thái, tổng chỉ cộng bonus đã duyệt.
- KPI — bật cột KPI; chỉ có số khi dòng ĐÃ THANH TOÁN; dấu ✓ = Kế toán đã trả KPI (khoá dòng).
- Lịch sử thay đổi — menu ⋯ → ⏱ Xem lịch sử; nút ⏪ Phục hồi chỉ dành cho Quản lý.
TIP
Mọi số tiền hiển thị dạng $1,000.00. Ngưỡng lệch được chấp nhận trong toàn hệ thống là $0.10 (lệch dưới mức này coi như khớp).
Các tình huống có thể gặp
| Tình huống | Hệ thống xử lý | Bạn cần làm gì |
|---|---|---|
| 3 ô Phí / Thực nhận / Ngày nhận luôn khóa | Số chỉ đến từ bill (thiết kế cố định) | Ghi tiền bằng ✍ Nhập bill tay hoặc bill ở trang Bills; đổi phí bill đã xác nhận → "Điều chỉnh phí" |
| Sửa dòng ĐÃ THANH TOÁN | Bắt nhập lý do, ghi nhật ký, báo Quản lý | Nhập lý do rồi bấm "Xác nhận" |
| Nhập ADV chốt = 0 (khi chưa nhận tiền) | Dòng tự chuyển sang TRỪ HẾT | Không cần làm gì; nhập lại lớn hơn 0 sẽ quay về ĐÃ CHỐT SỐ |
| Bill lệch ADV chốt hơn $0.10 | Tạo cảnh báo, tô đỏ ô, báo AM + KT | Nhập bill tay bù phần thiếu / điều chỉnh phí cho khớp |
| Bill lệch trong $0.10 | Coi như khớp, không cảnh báo | Không cần làm gì |
| Bonus đang chờ duyệt | Chờ Quản lý duyệt | Có thể "Hủy đề xuất" nếu muốn rút |
| Bonus bị từ chối | Hiện lý do từ chối trong hộp thoại | Sửa lại số/ghi chú rồi "Gửi lại" |
| Muốn thêm bonus cho dòng đã thanh toán | Khóa, không cho sửa bonus | Không thao tác được ở dòng đã thanh toán |
| Cột KPI chưa hiện số | Dòng chưa ĐÃ THANH TOÁN | Đợi tới khi dòng đã thanh toán đủ |
| Lưu xong thấy dấu ⚠ đỏ trên dòng | Dòng đó lưu thất bại (dòng khác vẫn lưu) | Rê chuột xem lý do, sửa lại rồi Lưu tiếp |
| ADV đã được KT đánh dấu đã trả KPI | Ô Adv Chốt và mọi thao tác bill của dòng bị khoá; số KPI đóng băng | Nhờ KT gỡ đánh dấu "đã trả KPI" trước → sửa → nhờ KT đánh dấu lại |
| Dòng chu kỳ ngắn (adv7) đã thanh toán bị từ chối bill xác nhận cuối, tiền thực nhận về đúng 0 | Dòng tự lùi từ ĐÃ THANH TOÁN về ĐÃ CHỐT SỐ (adv7 vẫn không tự lên "đã thanh toán") | Ghi nhận lại tiền khi ADV thanh toán tiếp |
⚠ Lưu ý
Khóa số bank — luôn khóa, không chỉ khi có bill
Ba ô Phí / Thực nhận / Ngày nhận luôn khóa (kể cả dòng chưa có bill nào). Đừng cố gõ tay — hệ thống chặn. Ghi tiền bằng ✍ Nhập bill tay (khoản không ảnh) hoặc xác nhận bill; đổi phí bill đã xác nhận thì dùng "Điều chỉnh phí" trên bill. Nhờ vậy số của app luôn trùng với sổ dòng tiền của KT.
"Trừ hết" không nằm trong danh sách chọn trạng thái
Danh sách chọn trạng thái không có TRỪ HẾT. Cách duy nhất để đưa dòng về "Trừ hết" là nhập ADV chốt = 0 (chỉ khi chưa nhận tiền). Nhập lại số lớn hơn 0 sẽ thoát khỏi "Trừ hết". Xóa trống ô (để rỗng) thì không tính là 0.
Sửa dòng đã thanh toán luôn báo Quản lý
Mỗi lần sửa một dòng ĐÃ THANH TOÁN, lý do bạn nhập sẽ được ghi vào nhật ký và gửi thông báo cho Quản lý. Chỉ sửa khi thực sự cần và ghi lý do rõ ràng.
Phục hồi phiên bản chỉ dành cho Quản lý
Trong hộp thoại "Lịch sử thay đổi", nút "⏪ Phục hồi" (đưa dòng về trạng thái của một lần đổi trước đó) chỉ hiện với Quản lý, không hiện với AM. Tuy nhiên đường vào giao diện này cho Quản lý hiện chưa rõ ràng — nếu cần phục hồi một dòng, hãy báo Quản lý xử lý.
ADV đã trả KPI thì khoá sửa tiền
Khi KT đã đánh dấu một ADV "đã trả KPI", bạn không sửa được Adv Chốt và không thao tác bill (Từ chối / Đổi ADV / Điều chỉnh phí / Hoàn tác) trên dòng đó. Muốn sửa: nhờ KT gỡ đánh dấu "đã trả KPI" trước → sửa → nhờ KT đánh dấu lại.
Số KPI đã trả được đóng băng
Khi KT đánh dấu "đã trả KPI", số KPI của dòng được chốt lại (đóng băng). Sau đó số Affise có chạy live tới đâu cũng không làm đổi con số KPI đã trả; nếu KT gỡ đánh dấu, KPI quay lại tính theo số live.
Lỗi thường gặp & cách xử lý
| Triệu chứng | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Báo "Số này lấy từ bill — dùng 'Nhập bill tay' hoặc điều chỉnh phí trên trang Bills…" | Cố gõ tay vào ô Phí/Thực nhận/Ngày nhận (luôn khóa) | Ghi tiền bằng ✍ Nhập bill tay hoặc trang Bills |
| Báo "Vui lòng nhập lý do chỉnh sửa record đã thanh toán." | Lưu dòng đã thanh toán nhưng chưa nhập lý do | Nhập lý do trong hộp thoại rồi bấm "Xác nhận" |
| Báo "Cần điền Phí (bill) và Thực nhận (bill) trước khi chuyển sang trạng thái này." | Chuyển sang ĐÃ THANH TOÁN nhưng còn thiếu Phí hoặc Thực nhận | Điền đủ cả hai ô rồi lưu lại |
| Nút ✍ Nhập bill tay mờ, tooltip "Cần nhập ADV Chốt trước" | Dòng chưa có ADV chốt lớn hơn 0 | Nhập "Adv Chốt" (lớn hơn 0) trước rồi mới Nhập bill tay |
| Báo "Ghi chú phải có tối thiểu 10 ký tự." (khi gửi bonus) | Ghi chú bonus quá ngắn | Viết ghi chú giải thích lý do bonus dài hơn 10 ký tự |
| Báo "Số tiền bonus không được âm." / "Số tiền bonus tối đa 2 chữ số thập phân." | Nhập bonus âm hoặc nhiều hơn 2 số lẻ | Nhập số 0 trở lên, tối đa 2 chữ số thập phân |
| Báo "Record đã thanh toán, không thể sửa bonus." | Đang cố sửa/đề xuất bonus cho dòng đã thanh toán | Không thao tác bonus ở dòng đã thanh toán |
| Báo "Chỉ có thể hủy bonus khi đang chờ duyệt." | Bấm hủy bonus khi đã duyệt hoặc đã bị từ chối | Chỉ hủy được lúc bonus đang chờ duyệt |
| Báo "… bản ghi lưu thất bại — xem dấu ⚠ đỏ trên bảng" | Một hoặc vài dòng lỗi khi lưu (các dòng khác vẫn lưu bình thường) | Rê chuột vào dấu ⚠ đỏ để xem lý do, sửa dòng đó rồi Lưu lại |
| Báo "Record đã được thanh toán KPI — không thể sửa ADV Chốt. Nhờ KT gỡ đánh dấu "đã trả KPI" trước." | Sửa Adv Chốt hoặc thao tác bill của ADV đã được KT trả KPI | Nhờ KT gỡ đánh dấu "đã trả KPI", sửa xong nhờ đánh dấu lại |
Ví dụ minh hoạ
Dòng ADV "Acme":
- ADV chốt = $1,000.00, Affise Update = $1,000.00 → cột "Chênh lệch" hiện chip "khớp" (lệch $0.00, trong $0.10).
- Ghi nhận bill (✍ Nhập bill tay hoặc bill Telegram): Phí = $30.00, Thực nhận = $965.00 → tổng bill = $995.00.
- Đối soát: $995.00 − $1,000.00 = −$5.00 (thiếu $5.00), lớn hơn $0.10 → hệ thống bật cảnh báo lệch, tô đỏ ô, báo cho bạn và KT. Tooltip hiện "ADV chốt $1,000.00 · Bill $995.00 · Thiếu $5.00".
- Công nợ = $1,000.00 − $30.00 − $965.00 = $5.00 (lớn hơn $0.10) → dòng ở trạng thái THANH TOÁN 1 PHẦN.
- ADV bù thêm $5.00: bạn ✍ Nhập bill tay đợt 2 với Thực nhận = $5.00 → tổng thực nhận = $970.00, tổng bill = $1,000.00 khớp ADV chốt → cảnh báo tắt; Công nợ = $0.00 → dòng chuyển sang ĐÃ THANH TOÁN.
- Nếu Earning tháng đó là $200.00 và tỷ lệ KPI là 10%, cột KPI = $200.00 × 10% = $20.00 — chỉ tính vì dòng đã ở trạng thái ĐÃ THANH TOÁN.
Liên quan
- Chốt số — nhập số chốt hằng ngày và luồng trạng thái cơ bản.
- Bills — xử lý bill — nguồn của Phí / Thực nhận và nơi Điều chỉnh phí.
- Khớp số Affise — đối chiếu và cập nhật số Affise cho một dòng.
- Quản lý duyệt Bonus — nơi Quản lý duyệt / từ chối bonus bạn đề xuất.
- KT — Sổ chốt số & KPI — nơi KT đánh dấu / gỡ "đã trả KPI".
- Từ điển thuật ngữ — giải nghĩa các con số.