Giao diện
Bills & Invoice (góc Kế toán)
Mục đích
Màn dành cho Kế toán (KT) để giám sát tiền về mỗi ngày và đóng vòng thanh toán:
- Bills — xem toàn bộ bill thanh toán ADV đẩy lên theo từng ngày, đối chiếu tổng thực nhận với sao kê ngân hàng. KT chỉ xem số liệu; khi thấy sai thì bấm báo AM, chứ không tự sửa.
- Invoice — KT xem tất cả invoice và đánh dấu ĐÃ THANH TOÁN khi tiền đã về. KT không tạo, không tạo lại PDF, không huỷ, không đảo ngược.
Việc tạo/xử lý bill và tạo invoice thuộc về AM — xem bản đầy đủ ở Xử lý bill (AM) và Tạo & quản lý invoice (AM).
Cách dùng
A. Xem bill theo ngày
Mở màn Bills trong khu vực Kế toán (xem Tổng quan KT). Mặc định màn mở ở ngày HÔM NAY.
Đổi ngày muốn xem: bấm ◀ (ngày trước) / ▶ (ngày sau), hoặc chọn trực tiếp trên ô lịch. Bấm Hôm nay để quay về ngày hiện tại, ↻ Tải lại để nạp lại số mới nhất.
Đọc thanh tổng ngày ở đầu màn: số lượng "N bill", nhãn TỔNG THỰC NHẬN kèm số tiền lớn, phần "(+$... phí)", và dòng "⏳ $... đang chờ AM xử lý" nếu còn bill chưa chốt.
Thanh tổng ngày (TỔNG THỰC NHẬN + phí + phần đang chờ) và bảng bill của một ngày Đọc bảng bên dưới. Các cột: Giờ, ADV / tháng, Ảnh, Thực nhận, Phí, Trạng thái, AM.
- Trạng thái "✓ Đã XN" = bill đã xác nhận ĐÃ XÁC NHẬN; "⊟ Đã tách" = bill đã tách cho nhiều ADV ĐÃ TÁCH ĐỢT; "⏳ Chờ AM" = bill chưa xử lý xong; "✗ Reject" = bill bị loại ĐÃ TỪ CHỐI.
- Số Thực nhận in đậm là số đã chốt. Nếu số hiển thị mờ và có nhãn "OCR" nghĩa là đây mới là số máy đọc tạm từ ảnh, AM chưa xác nhận.
Cột Phí: nếu thấy nhãn ✎ đã sửa phí thì AM đã chỉnh phí sau khi đã xác nhận bill. Rê chuột vào nhãn để đọc lý do sửa.
Bấm 🖼 Ảnh ở cột Ảnh để mở ảnh bill gốc (mở tab mới). Dùng để đối chiếu số trên bill với sao kê.
B. Báo bill sai cho AM
Nếu số liệu một bill không khớp sao kê (thực nhận sai, bill trùng…), bấm nút ⚠ Báo sai ở cột cuối của dòng đó.
Hộp thoại Báo bill sai mở ra, hiển thị tên AM phụ trách sẽ nhận thông báo. Nhập lý do vào ô (tối thiểu 3 ký tự, tối đa 500).
Hộp thoại Báo bill sai: ô nhập lý do và nút Gửi báo sai Bấm Gửi báo sai. Hệ thống gửi một Thông báo quan trọng cho AM phụ trách (không thay đổi bất kỳ số liệu nào). Dòng bill chuyển thành ✓ Đã báo AM cho tới khi AM xử lý xong.
C. Đánh dấu invoice đã thanh toán
Mở màn Invoice. KT thấy tất cả invoice; có thể lọc theo AM, theo trạng thái, theo tháng/năm để tìm nhanh.
Trên dòng invoice đang ở trạng thái Đã gửi ĐÃ GỬI, mở menu Tác vụ ▾ rồi bấm ✓ Đánh dấu PAID. Hệ thống báo "Đã đánh dấu PAID" và invoice chuyển sang ĐÃ THANH TOÁN.
Menu Tác vụ của một invoice SENT với mục ✓ Đánh dấu PAID (Cách khác) Bấm Đổi status để mở hộp thoại; với KT tuỳ chọn duy nhất là Đã thanh toán (PAID). Có thể nhập ghi chú rồi lưu.
Các tình huống có thể gặp
| Tình huống | Hệ thống xử lý | Bạn cần làm gì |
|---|---|---|
| Bill còn số mờ + nhãn OCR | Số máy đọc tạm, chưa chốt; được cộng vào phần "⏳ đang chờ AM xử lý", không vào TỔNG THỰC NHẬN | Chờ AM xác nhận; nếu để lâu, nhắc AM |
| Bill "⊟ Đã tách" ĐÃ TÁCH ĐỢT | Tiền của các bill con được gộp về dòng bill gốc để khớp đối chiếu ngày | Chỉ cần đọc tổng ở dòng gốc — không thao tác |
| Bill "✗ Reject" ĐÃ TỪ CHỐI | Không tính vào TỔNG THỰC NHẬN lẫn phần đang chờ | Không cần làm gì |
| Nhãn ✎ đã sửa phí | AM đã đổi phí sau khi xác nhận; lý do lưu trong tooltip | Rê chuột đọc lý do; nếu phí vẫn sai, bấm ⚠ Báo sai |
| Dòng đã hiện ✓ Đã báo AM | Đang có một báo sai mở, AM chưa xử lý xong | Chờ AM; không báo lại lần nữa |
| Ngày không có bill nào | Hiện "Không có bill nào đẩy lên ngày ..." | Đổi sang ngày khác bằng ◀ / ▶ |
| Invoice đang SENT ĐÃ GỬI | Menu hiện ✓ Đánh dấu PAID | Bấm để xác nhận tiền đã về |
| Invoice đã PAID ĐÃ THANH TOÁN / DRAFT NHÁP / CANCELLED ĐÃ HỦY | Không hiện nút đánh dấu PAID | Không thao tác; muốn đảo ngược phải nhờ ADMIN |
⚠ Lưu ý
KT chỉ xem, không sửa số bill
Nút ⚠ Báo sai không thay đổi bất kỳ con số nào trên bill — nó chỉ gửi Thông báo quan trọng để AM vào xử lý. Mọi chỉnh sửa số liệu bill là việc của AM.
Số "OCR" là số tạm, đừng dùng để đối chiếu chính thức
Số in mờ kèm nhãn OCR là số máy đọc từ ảnh, chưa được AM xác nhận. Chỉ đối chiếu ngân hàng bằng các bill đã ✓ Đã XN hoặc ⊟ Đã tách. TỔNG THỰC NHẬN cũng chỉ cộng các bill đã chốt; phần chưa chốt nằm riêng ở dòng "⏳ đang chờ AM xử lý".
Bill con của bill tách gộp về dòng gốc
Bảng chỉ hiển thị bill gốc. Một bill "⊟ Đã tách" thực chất chia cho nhiều ADV, nhưng tiền và phí được gộp lại về một dòng — nên số dòng trong bảng có thể ít hơn số bill thực tế.
Đánh dấu PAID: KT chỉ đi một chiều SENT sang PAID
KT chỉ chuyển được invoice từ SENT sang PAID. KT không huỷ invoice, không tạo lại PDF, và không đưa PAID về lại SENT — những thao tác đảo ngược này chỉ ADMIN làm được. Hãy chắc tiền đã thực về trước khi đánh dấu.
Lỗi thường gặp & cách xử lý
| Triệu chứng | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Nút Gửi báo sai bị mờ, không bấm được | Lý do nhập chưa đủ 3 ký tự | Nhập lý do dài hơn (từ 3 đến 500 ký tự) |
| Hiện thông báo "Báo sai thất bại." | Mất mạng hoặc bill đang ở trạng thái không cho báo | Bấm ↻ Tải lại rồi thử lại; nếu vẫn lỗi, báo kỹ thuật |
| Không thấy nút ✓ Đánh dấu PAID trên invoice | Invoice không ở trạng thái SENT (đã PAID, còn DRAFT, hoặc đã CANCELLED) | Chỉ invoice SENT mới đánh dấu được |
| Đổi status báo "Không thể chuyển trạng thái từ ... sang ..." | Đang cố huỷ invoice hoặc đảo PAID về SENT — ngoài quyền KT | Nhờ ADMIN thực hiện |
| Báo "Trạng thái không hợp lệ. Chỉ chấp nhận: PAID, CANCELLED, SENT." | Chọn trạng thái không được phép | Với KT chỉ chọn Đã thanh toán (PAID) |
| Không thấy mục Tạo lại PDF trong menu Tác vụ | KT không có quyền tạo lại PDF | Nhờ AM phụ trách hoặc ADMIN |
Ví dụ minh hoạ
Ngày 03/07/2026 có 3 bill gốc:
| Bill | Trạng thái | Thực nhận | Phí |
|---|---|---|---|
| A — Advertiser X · T6/2026 | ✓ Đã XN | $12,500.00 | $50.00 |
| B — Advertiser Y (tách 2 ADV) | ⊟ Đã tách | $8,000.00 + $2,000.00 = $10,000.00 | $30.00 + $10.00 = $40.00 |
| C — Advertiser Z | ⏳ Chờ AM (OCR) | $5,000.00 | $25.00 |
Thanh tổng ngày hiển thị:
- TỔNG THỰC NHẬN = $22,500.00 — chỉ cộng bill A và bill B (đã chốt): $12,500.00 + $10,000.00.
- (+$90.00 phí) — $50.00 + $40.00.
- ⏳ $5,025.00 đang chờ AM xử lý — bill C chưa chốt, tính cả phí: $5,000.00 + $25.00. Số của bill C hiển thị mờ kèm nhãn OCR.
KT đối chiếu $22,500.00 với sao kê ngân hàng. Nếu khớp thì xong; nếu bill A lệch, bấm ⚠ Báo sai ở dòng A và ghi lý do để AM xử lý (xem thêm Thông báo & việc cần làm của AM). Khái niệm đối chiếu số tiền về xem Từ điển thuật ngữ.