Invoice — tạo & quản lý

Mục đích

Trang Invoices để AM_ADV lập hoá đơn gửi cho Advertiser: chọn ADV, chọn tháng, hệ thống tự điền doanh thu từ số ADV chốt, sinh PDF và theo dõi trạng thái thanh toán. AM_ADV chỉ thấy và thao tác trên invoice của ADV mình phụ trách; KT xem tất cả và là người xác nhận đã thanh toán.

Cách dùng

A. Xem & lọc danh sách

1. Vào trang Invoices. Bảng hiển thị các cột: Invoice #, Ngày, ADV, Method, Total, PDF, Status, Tạo bởi. KT còn thấy thêm cột AM phụ trách.
2. Dùng thanh lọc phía trên: chọn Tháng, Trạng thái (Draft / Đã gửi / Đã thanh toán / Đã hủy), Method (ACH / PayPal), gõ số hoá đơn vào ô Invoice No.. KT có thêm bộ lọc Account Manager để xem invoice theo từng AM.
3. Bấm Reset để xoá toàn bộ điều kiện lọc.
4. Dải số liệu nhanh cho biết Tổng doanh thu (trang) và số hoá đơn Đang tạo PDF.

Trang Invoices: thanh lọc (Tháng, Trạng thái, Method, Invoice No.), dải số liệu và bảng danh sách với cột PDF + Status

B. Tạo invoice mới

1. Bấm nút + Tạo invoice (góc phải, chỉ AM_ADV thấy). Trang Tạo invoice mới có form bên trái và ô Xem trước invoice bên phải cập nhật theo thời gian thực.
2. Bước 1 — Advertiser: chọn ADV. Bên dưới hiện thẻ tóm tắt (Company, Address, Phone, VAT). Nếu billing chưa đủ, thẻ báo đỏ "Billing chưa đầy đủ — không thể tạo invoice" kèm link Setup billing ngay.
3. Bước 2 — Thông tin invoice: chọn Ngày invoice, rồi chọn Phương thức thanh toán:
   • ACH: chọn Bank account trong danh sách (mỗi dòng hiện nhãn tài khoản, tên người thụ hưởng, gắn Default nếu là mặc định).
   • PayPal: nhập PayPal email (tự điền từ billing của ADV, có thể sửa).
4. Bước 3 — Line items: cách nhanh nhất là dùng Thêm nhanh nhiều tháng — chọn một hoặc nhiều tháng rồi bấm ➕ Thêm tháng. Hệ thống tự tạo mỗi tháng một dòng và điền sẵn doanh thu từ số ADV chốt của ADV đó. Tháng nào chưa có số chốt sẽ để trống cho bạn nhập tay.
5. Kiểm tra bảng dòng: mỗi dòng gồm Period (VD: May 2026), Revenue (USD) và Notes. Bấm + Thêm dòng để thêm thủ công, hoặc dấu ✕ để xoá dòng (không xoá được nếu chỉ còn 1 dòng). Ô Tổng revenue cập nhật ngay.
6. Bước 4 — Ghi chú nội bộ (tuỳ chọn): ghi chú này không hiển thị trên PDF.
7. Đối chiếu Xem trước invoice bên phải, rồi bấm Tạo invoice ở thanh dưới cùng. Hệ thống tự sinh số hoá đơn, báo "Đã tạo {số invoice} — đang render PDF…" và quay về danh sách với dòng mới được đánh dấu Mới.

Trang Tạo invoice mới: 4 thẻ bên trái (Advertiser, Thông tin invoice, Line items với nút Thêm tháng, Ghi chú) và khung Xem trước bên phải

Tạo hàng loạt nhanh

Sau khi tạo xong một invoice, thanh dưới xuất hiện nút 📋 Tạo invoice tương tự — giữ nguyên ADV, phương thức và tài khoản để bạn lập nhanh hoá đơn tháng kế tiếp.

C. Theo dõi PDF & tải về

1. Cột PDF tự cập nhật trạng thái tạo file (không cần F5): spinner "Đang tạo PDF…" khi đang chạy, chuyển thành link ⬇ Tải PDF khi xong.
2. Bấm ⬇ Tải PDF (hoặc Tải PDF trong menu Tác vụ ▾) để mở/tải file. Mục Tải PDF bị mờ khi file chưa sẵn sàng.
3. Nếu tạo file lỗi hoặc treo, dùng Tạo lại PDF (menu Tác vụ ▾, chỉ AM_ADV/ADMIN) và xác nhận. Hệ thống render lại từ đầu.

D. Xem chi tiết & lịch sử

1. Bấm vào số hoá đơn (hoặc Xem chi tiết trong menu Tác vụ ▾) để mở ngăn chi tiết bên phải.
2. Ngăn này hiển thị: Thông tin invoice, Partner (snapshot), Bank (snapshot), bảng Line items kèm tổng, và Lịch sử thay đổi (ai làm gì, lúc nào).
3. Ở cuối ngăn có các nút 📄 Tải PDF, 🔄 Tạo lại PDF và Đổi status.

Ngăn chi tiết invoice: các mục snapshot Partner/Bank, bảng Line items và timeline Lịch sử thay đổi

E. Đổi trạng thái

Một invoice khi tạo xong luôn ở trạng thái ĐÃ GỬI (Đã gửi). Bấm Đổi status rồi chọn trạng thái mới. Quyền theo vai trò:

Từ trạng thái	Sang	Ai làm được
ĐÃ GỬI	ĐÃ THANH TOÁN	KT (hoặc ADMIN)
ĐÃ GỬI	ĐÃ HỦY	Người tạo hoá đơn hoặc ADMIN
ĐÃ THANH TOÁN	ĐÃ GỬI	Chỉ ADMIN

KT có nút tắt ✓ Đánh dấu PAID ngay trong menu Tác vụ ▾ khi invoice đang ĐÃ GỬI.

Hộp thoại Đổi trạng thái invoice: ô chọn trạng thái mới (chỉ hiện lựa chọn hợp lệ theo vai trò) và ô Ghi chú

Các tình huống có thể gặp

Tình huống	Hệ thống xử lý	Bạn cần làm gì
ADV chưa nhập đủ billing (thiếu tên công ty / địa chỉ)	Thẻ báo đỏ, nút Tạo invoice bị khoá	Bấm Setup billing ngay để bổ sung thông tin billing của ADV
Bấm ➕ Thêm tháng khi chưa chọn ADV	Báo "Chọn Advertiser trước để tự điền doanh thu từ số chốt"; vẫn thêm dòng nhưng doanh thu để trống	Chọn ADV rồi thêm lại, hoặc nhập doanh thu tay
Tháng thêm vào đã có số ADV chốt	Tự điền doanh thu vào dòng đó	Kiểm tra lại con số
Tháng thêm vào chưa có số chốt	Báo "Các tháng đã thêm chưa có số chốt — nhập doanh thu tay", dòng để trống	Nhập doanh thu thủ công
Không tải được số chốt để tự điền (vd chọn quá 12 kỳ một lần)	Báo lý do cụ thể (vd "Tối đa 12 kỳ") rồi "Không tải được số chốt để tự điền — nhập doanh thu tay"; các tháng vẫn được thêm nhưng để trống	Chọn ít kỳ hơn (tối đa 12), hoặc nhập doanh thu tay
PDF đang render dưới 2 phút	Hiện spinner "Đang tạo PDF…"	Chờ, danh sách tự cập nhật
PDF render 2–5 phút	Hiện "⚠ Tạo PDF chậm…"	Chờ thêm chút
PDF quá 5 phút chưa xong	Hiện "⏱ Có thể bị treo" kèm nút Tạo lại	Bấm Tạo lại để render lại
PDF báo lỗi	Hiện "✕ Lỗi" kèm nút Retry	Bấm Retry để thử lại
AM_ADV muốn đánh dấu PAID	Không có lựa chọn PAID trong hộp thoại	Nhờ KT xác nhận thanh toán

⚠ Lưu ý

Không có bước "nháp" — tạo xong là đã gửi

Invoice không bắt đầu ở trạng thái Draft. Ngay khi bấm Tạo invoice, hoá đơn chuyển thẳng sang ĐÃ GỬI (Đã gửi) và bắt đầu render PDF. Hãy kiểm tra kỹ khung Xem trước trước khi tạo.

Thông tin trên invoice là "ảnh chụp" tại thời điểm tạo

Thông tin Partner và Bank được snapshot (chụp lại) khi tạo. Sau này bạn sửa billing của ADV hay đổi tài khoản ngân hàng thì các invoice đã tạo không thay đổi theo. Muốn số liệu mới, phải tạo invoice mới.

Chỉ thấy invoice của ADV mình

AM_ADV chỉ xem, tạo và thao tác được trên invoice thuộc ADV mình phụ trách. Mở invoice của ADV người khác sẽ bị từ chối "Bạn không có quyền xem invoice này".

Hủy invoice cần cân nhắc

Chuyển sang ĐÃ HỦY để đánh dấu hoá đơn bỏ. Từ ĐÃ THANH TOÁN chỉ ADMIN mới đảo ngược được về ĐÃ GỬI. Ghi rõ lý do vào ô Ghi chú khi đổi trạng thái để lưu vào lịch sử.

Lỗi thường gặp & cách xử lý

Triệu chứng	Nguyên nhân	Cách khắc phục
"Billing chưa đầy đủ — không thể tạo invoice", nút bị khoá	ADV thiếu tên công ty hoặc địa chỉ billing	Bấm Setup billing ngay, bổ sung billing của ADV rồi quay lại
"Vui lòng kiểm tra lại các trường bắt buộc"	Thiếu ngày invoice hoặc dòng line item chưa hợp lệ	Điền các ô có dấu * đang báo đỏ
"Kỳ thanh toán là bắt buộc"	Dòng line item thiếu Period	Nhập kỳ, VD: May 2026
"Doanh thu là bắt buộc" / "Doanh thu phải là số" / "Doanh thu không được âm"	Ô Revenue trống, sai định dạng, hoặc số âm	Nhập số lớn hơn hoặc bằng 0
"Cần ít nhất 1 dòng line item"	Không có dòng nào	Bấm + Thêm dòng hoặc ➕ Thêm tháng
"Tài khoản ngân hàng không tồn tại"	Tài khoản ACH đã chọn bị xoá	Chọn lại tài khoản khác
"Không thể chuyển trạng thái từ {trạng thái hiện tại} sang {trạng thái mới}"	Đổi trạng thái sai luồng hoặc không đủ quyền	Xem lại bảng quyền ở mục E; nhờ đúng vai trò thực hiện
"PDF đang mất nhiều thời gian hơn bình thường…"	Dịch vụ tạo PDF chậm/treo	F5 sau vài phút hoặc bấm Tạo lại PDF
"Bạn không có quyền tạo invoice cho advertiser này"	ADV không thuộc bạn phụ trách	Chỉ tạo cho ADV của mình

Ví dụ minh hoạ

AM_ADV lập hoá đơn cho ADV TrafficCraft, phương thức ACH:

1. Chọn ADV → billing đầy đủ, nút Tạo invoice bật.
2. Ở Thêm nhanh nhiều tháng, chọn May 2026 và June 2026, bấm ➕ Thêm tháng.
   • May 2026 đã có số ADV chốt → tự điền $12,000.00.
   • June 2026 chưa chốt → dòng để trống, hệ thống nhắc "nhập doanh thu tay" → AM gõ $8,500.00.
3. Ô Tổng revenue hiển thị $20,500.00.
4. Bấm Tạo invoice → báo "Đã tạo … — đang render PDF…", invoice mới ở trạng thái ĐÃ GỬI, cột PDF hiện spinner rồi thành ⬇ Tải PDF.
5. Khi Advertiser chuyển tiền, KT mở menu Tác vụ ▾ → ✓ Đánh dấu PAID. Invoice chuyển sang ĐÃ THANH TOÁN và ghi lại thời điểm thanh toán trong Lịch sử thay đổi.

Liên quan

• Chốt số settlement — nguồn của số ADV chốt tự điền vào invoice.
• Billing & bí danh thanh toán — cấu hình billing của ADV và tài khoản ngân hàng.
• Từ điển thuật ngữ — giải nghĩa số ADV chốt, số Affise gốc…